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广西壮族自治区人民政府


广西壮族自治区人民政府关于印发广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则的通知

桂政发〔2007〕59号


各市、县人民政府，自治区农垦局，自治区人民政府各组成部门、各直属机构：

　　现发布《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》，2001年4月11日颁发施行的《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》同时废止。

广西壮族自治区人民政府　　　　　
二○○七年十二月二十九日　　　　　　　　　


广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则

　　第一章 总 则

　　第一条 为使我区各级国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我区实际，制定本细则。

　　第二条 本细则适用于全区各级行政机关的公文处理工作。

　　第三条 行政机关的公文（包括电子公文、电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
　　电子公文指各级行政机关按照《国家行政机关公文处理办法》和本细则，通过电子公文处理系统形成的公文电子数据。
　　通过认定的电子公文处理系统生成、存储及传输的电子公文，与相同内容的纸质公文具有同等效力。

　　第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第七条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》及本细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

　　第八条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

　　第九条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

　　第二章 公文种类

　　第十条 行政机关的公文种类主要有：
　　（一）命令（令）
　　适用于依照有关法律和行政法规公布规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
　　（二）决定
　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
　　（三）公告
　　适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
　　（四）通告
　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
　　（五）通知
　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
　　（六）通报
　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
　　（七）议案
　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
　　（八）报告
　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
　　（九）请示
　　适用于向上级机关请求指示、批准。
　　（十）批复
　　适用于答复下级机关的请示事项。
　　（十一）意见
　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应当按照请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的见解和处理办法供对方参考。
　　（十二）函
　　适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
　　（十三）会议纪要
　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。
　第十一条　命令、决定和通报都适用于奖励。各级行政机关应当依据法律和行政法规的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应文种。
　
　　第三章 公文格式

　　第十二条 公文一般由份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和份数等要素组成。
　　（一）涉及国家秘密的公文，应当在公文首页眉首标识密级和保密期限，密级分为绝密、机密和秘密。
　　（二）紧急公文应当根据紧急程度，分别标识“特急”、“急件”，凡需当天或24小时内办结的公文标识“特急”，需3个工作日内办结的公文标识“急件”。其中电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，凡需立即或当天办结的标识“特提”，3日内办结的标识“特急”，5日内办结的标识“加急”，10日内办结的标识“平急”，电报的紧急程度由拟稿部门认真掌握并标识，未标识者一律视为“平急”。
　　（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，一般上行文和下行文由“发文机关名称 + 文件”组成；特定格式公文，如“令”由“发文机关名称 + 令”组成，用于依照有关法律和行政法规公布规章，宣布施行重大强制性行政措施；“命令”由“发文机关名称 + 文件”组成，用于嘉奖有关单位及人员。其他公文只标识发文机关。
　　联合行文时，主办机关排列在前。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
　　（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标识主办机关发文字号。
　　（五）上行文应当标识签发人姓名，标注在发文字号右侧适当位置。联合行文，应标识会签人姓名。一般各机关主要负责人为签发人。
　　（六）公文标题位于发文机关标识和发文字号标识之下，公文标题应当简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标识发文机关。公文的标题一般由“发文机关名称 + 公文主要内容 + 文种”组成；函、批复、任免通知、会议纪要的标题由“公文主要内容 + 文种”组成；公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
　　（七）主送机关指公文主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
　　（八）公文如有附件，应当注明其顺序和名称。
　　（九）公文除会议纪要和以内部明电形式印发的以外，应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖机关印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
　　（十）成文日期以机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
　　（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注，在成文日期之下标识。其中，“请示”应当在附注处标识联系人姓名和联系电话。
　　（十二）公文应当按照《国务院公文主题词表》的要求标识主题词。上行文按照上级机关的要求标识主题词。主题词置于公文抄送栏黑色横线上方。
　　（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。分送指送领导同志。
　　（十四）印发机关位于抄送机关左下方（无抄送机关时位于主题词左下方）；印发日期以公文付印的日期为准，在抄送机关右下方，用阿拉伯数码标识。印发日期之下右侧标识印发份数。
　　（十五） 公文应当标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。
　　（十六） 公文文字从左至右横写、横排。可以并用汉字和壮文等通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
　第十三条 本细则未说明的公文其他组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB／T 9704―1999）执行。

　　第十四条　公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　第十五条　电子公文的显现格式和还原成纸质公文的格式，应当符合《国家行政机关公文处理办法》和本细则等有关规定的要求。

　　第十六条　电子公文的存储格式，应当采用通用的文件存储格式，能够在行政机关的计算机中使用。

　　第十七条　将电子公文打印成纸质文件时，应自动标注打印人姓名、打印时间和打印机关机构代码。

　　第四章　行文规则

　　第十八条　行文应当确有必要，注重实效。

　　第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄报送被越过的上级机关。非常设机构不得直接向政府行文。

　　第二十条　政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；必须向下一级人民政府正式行文的，应请示本级政府同意，并在文中标注“经×××人民政府同意”字样。
　　部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

　　第二十一条　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　第二十二条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经同级人民政府审批的事项，经同级人民政府同意也可以由部门行文，文中应当标注“经×××人民政府同意”字样。

　　第二十三条　属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　　第二十四条　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

　　第二十五条　向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

　　第二十六条　“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。
　　请示事项不得以“意见”上报。下级机关向上级机关报送“意见”，适用于报请上级机关予以批转或转发。
　　“报告”不得夹带请示事项。
　第二十七条　除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项，以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，不得以机关或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”；也不得将“请示”、“意见”和“报告”以便函等非公文形式报送上级机关及其负责人。

　　第二十八条　受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，需要办理的应当由主送机关负责办理。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

　　第五章 发文办理

　　第二十九条　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第三十条　发文应坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。
　　（一）凡是可以用电话、协商、原件批回、便函等方式解决的问题，不发公文。
　　（二）凡是可以用政府办公厅（室）公文解决的问题，不发政府公文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文。
　　（三）属部门职权范围内的事务，不以政府或政府办公厅（室）名义行文或者批转、转发。
　　（四）部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等，一般不以政府或政府办公厅（室）名义批转或者转发。确需要发文的，经请示同级政府负责人同意，可在文中标注“经×××人民政府同意”或者“经×××人民政府领导同志同意”，仍由部门发文。
　　（五）对上级行政机关的来文，需下级机关贯彻执行的，应当结合实际提出切实可行的贯彻意见。无具体贯彻意见的，可原文翻印下发，不再行文转发，受文机关应当遵照执行。涉密公文按照国家保密规定处理。

　　第三十一条　草拟公文应当做到：
　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。再次引用该公文，可以只引文号，不引标题。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。公文应力求减少过多过细的结构层次。
　　（七）应当使用国家法定计量单位。
　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　（十）拟制公文，应当依照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定是否属于国家秘密。属于国家秘密的，要拟定密级、保密期限，并在拟定意见中注明定密依据。
　第三十二条　拟制公文，对涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，并附会签说明和会签意见原文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

　　第三十三条　公文送机关负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合《国家行政机关公文处理办法》及本细则规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。送审的公文，必须附引用和涉及的有关文件、法规或材料。

　　第三十四条　以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第三十五条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

　　第三十六条　行政机关上行文的纸质公文一般按照一式5份报送。

　　第三十七条 需要加印的公文，由公文办理部门以书面形式说明加印份数和分发范围，报经分管负责人审定后，方可印发。

　　第三十八条 公文需要更正重印的，须经本机关分管负责人审批，以纸质公文印发。更正重印公文在首页左上角文件序号上方以3号黑体字标识“更正重印件”字样；更正重印公文有电子公文的，应在“更正重印件”字样的下方以4号宋体字标识“原电子和纸质公文同时作废，以纸质更正重印公文为准”字样。

　　第六章　收文办理

　　第三十九条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第四十条　公文签收由文秘部门统一负责，来文机关人员不得持件到收文机关其他内设机构办理。收到下级机关呈报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。

　　第四十一条　对收到的公文，有下列情况之一者，可以退回呈报机关并说明理由。
　　（一）内容不符合国家的法律、法规和其他有关规定的；
　　（二）要求办理或解决的事项不属于本机关职权范围或不应由本机关受理的；
　　（三）无特殊情况和理由而越级请示的；
　　（四）属于呈报机关职权范围内处理的事项而要求上级机关处理的；
　　（五）内容涉及有关部门但未与有关部门协商、协调，或不符合会签程序的；
　　（六）请示件一文多事的，多头请示的；
　　（七）请示事项不明确的；
　　（八）请示件未标识签发人姓名的；
　　（九）请示件未标识联系人、联系电话的；
　　（十）报告中夹带请示事项的；
　　（十一）纸质公文未加盖呈报机关印章的；
　　（十二）其他违反《国家行政机关公文处理办法》和本细则规定的。
　第四十二条　对符合《国家行政机关公文处理办法》和本细则规定的公文，由文秘部门统一签收、登记。通过其他途径收到的公文，应及时交给文秘部门登记处理。

　　第四十三条　签收、登记后，文秘部门应加盖“公文收转专用章”（公文收转专用章应标明收到公文和承办机构签收公文的时间），并视公文的内容和性质，按照业务分工及时、准确地分送相关承办机构办理；对于多个部门联合来文的，以来文的主办部门（来文文号）确定承办机构；内容涉及多个部门职能的公文，以第一项内容涉及的部门确定承办机构。对难以确定承办机构的来文，由分管文秘工作的负责人确定。
　　接收公文，应当在受理后的1个工作日内分送具体承办机构；属于紧急公文的，应在1小时内登记和分送具体承办机构。

　　第四十四条　承办机构收到交办的公文后，应当及时办理。紧急公文，应当按照时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本机构职权范围或者不宜由本机构办理的，应当及时退回文秘部门并说明理由。

　　第四十五条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第四十六条　送批公文，如有关负责人外出，可视情况采取等待、越级呈批、送代管负责人审批、专程送批等办法处理。

　　第四十七条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公厅（室）要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
　　政府办公厅（室）转有关部门办理的公文，凡明确提出时限要求的，各部门在办理时，对属于本部门职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对属于需要政府审批的事项，应当在规定的时限内予以回复，并将办理结果和交办的原件一并报送政府办公厅（室）。确因特殊情况不能按时办结回复的，应当在回复时限内以书面形式向政府办公厅（室）说明理由。对政府办公厅（室）未明确提出办理时限要求的，各部门原则上应在10个工作日内反馈意见。未在规定的时限内回复或说明理由的，视为同意。

　　第七章　公文归档

　　第四十八条　公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
　　个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十九条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷），确保归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第五十条　联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第五十一条　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

　　第五十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　第八章　公文管理

　　第五十四条　公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第五十五条　办公厅（室）应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

　　第五十六条　上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　第五十七条　公开发布行政机关公文，应当经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第五十八条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

　　第五十九条　电子公文打印件作为正式公文使用时，应当加盖打印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

　　第六十条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第六十一条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

　　第六十二条　销毁密级公文，应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）必须开列清单，报经机关分管负责人核准，二人签名后监销。

　　第六十三条　机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

　　第六十四条　密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

　　第九章　附　则

　　第六十五条　行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定办理。

　　第六十六条　公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

　　第六十七条　各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　　第六十八条　本细则由自治区人民政府办公厅负责解释。

　　第六十九条　本细则自发布之日起施行。